PENDAHULUAN
Audit internal merupakan kegiatan
penting dalam sebuah organisasi untuk memastikan bahwa sistem pengendalian
internal suatu organisasi dapat berjalan dengan baik serta memenuhi standar
yang telah ditentukan.
Kegiatan audit internal ini
dilakukan oleh suatu tim audit di dalam organisasi yang bersifat independen dan
obyektif yang digunakan untuk mengevaluasi operasional organisasi, melakukan
identifikasi resiko serta memberikan saran dan rekomendasi untuk perbaikan.
Kegiatan dalam proses audit atau
pemeriksaan internal mencakup beberapa hal seperti pemantauan kontrol internal,
evaluasi efektivitas operasional, pengelolaan resiko dan pemantauan tingkat
kepatuhan personel dan manajemen terhadap peraturan dan kebijakan yang telah
ditetapkan.
Tim audit internal akan melakukan
pengumpulan data, analisis data, pengujian kontrol internal,
mengidentifikasikan kelemahan dan menyusun laporan serta memberikan rekomendasi
dan tindak lanjut. Selain itu, tim audit internal harus memastikan obyektivitas
dalam proses audit dengan mematuhi etika dan standar profesi audit atau
tinjauan internal.
Tujuan Audit Internal
Audit internal merupakan kegiatan
independen dan obyektif yang dilakukan oleh tim di dalam suatu organisasi yang
bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian internal organisasi. Audit
internal memiliki beberapa tujuan penting yang dapat membantu organisasi
mencapai tujuannya.
1. Membantu Manajemen Dalam
Pengambilan Keputusan yang Tepat
Salah satu tujuan dari kegiatan
ini adalah membantu manajemen dalam mengambil suatu keputusan yang tepat dengan
menyediakan informasi yang obyektif dan terpercaya. Dalam proses audit, auditor
akan mengevaluasi dan menganalisa informasi yang terkait dengan operasional
suatu organisasi untuk memberikan keyakinan dan saran mengenai pengelolaan
resiko, pengukuran kinerja dan manajemen kontrol internal.
2. Meningkatkan Efisiensi Dan
Efektivitas Organisasi
Tujuan lain Audit Internal adalah
untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi dengan mengidentifikasi
kelemahan atau area yang perlu ditingkatkan dalam suatu operasional. Auditor
akan melakukan evaluasi efektivitas operasional organisasi dan menyarankan
perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas
operasional, sehingga organisasi dapat menjadi lebih efisien dan efektif dalam
mencapai tujuannya.
3. Memastikan Kepatuhan Terhadap
Peraturan dan Kebijakan
Proses audir dipakai untuk
memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku.
Auditor akan memeriksa kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan serta
memberikan rekomendasi apabila ditemukan kelemahan dalam pemenuhan kewajiban
kepatuhan tersebut.
4. Mengidentifikasi Resiko dan
Menyarankan Tindakan Mitigasi
Tujuan akhir dari proses audit internal adalah mengidentifikasi resiko dan menyarankan tindakan mitigasi. Tim auditor akan mengevaluasi dan mengidentifikasi resiko yang dihadapi organisasi dan menyarankan tindakan mitigasi yang diperlukan untuk mengurangi resiko tersebut.
Penerapan Audit Internal
Untuk menerapkan audit internal
dengan baik, maka auditor perlu memahami dan melaksanakan beberapa langkah
penting. Antara lain :
Perencanaan
Perencanaan adalah tahap awal
dalam proses audit internal. Pada tahap ini, auditor menentukan ruang lingkup
audit, menentukan metodologi, dan menentukan jadwal audit. Selain itu, tim juga
menetapkan tujuan dan sasaran audit, menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan
melakukan identifikasi resiko.
Pelaksanaan
Setelah melakukan perencanaan
maka auditor akan melaksanakan kegiatan audit internal. Pada tahap ini, auditor
melakukan pengumpulan data, analisis data, pengujian kontrol internal,
identifikasi kelemahan atau masalah dan melakukan penilaian terhadap tingkat
kepatuhan atas peraturan dan kebijakan yang berlaku.
Pelaporan dan Tindak Lanjut
Setelah melaksanakan audit,
auditor akan menyusun laporan audit dan memberikan rekomendasi kepada
manajemen. Laporan audit ini berisi temuan audit dan rekomendasi untuk
perbaikan. Selain itu manajemen juga perlu memberikan tindak lanjut untuk
menindaklanjuti rekomendasi tersebut.
Operasi Tim Audit Internal
Operasi tim audit adalah bagian
penting dalam menjalankan audit ini. Auditor perlu memastikan bahwa audit
berjalan dengan baik dan memenuhi standar etika dan profesi audit internal.
Mereka juga harus memastikan obyektivitas dan independensi dalam menjalankan
tugasnya.
Manfaat Audit Internal
Dalam melakukan audit internal
dapat memberikan manfaat yang nyata bagi organisasi, yaitu :
a. Meningkatkan Efisiensi dan
Efektivitas Operasional
Audit internal membantu
meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional organisasi dengan memberikan
saran dan rekomendasi untuk perbaikan dalam proses operasional organisasi. Hal
ini dapat membantu organisasi menjadi lebih efisien dan efektif dalam mencapai
tujuan.
b. Mencegah dan Mendeteksi
Penipuan
Audit internal dapat membantu
mencegah dan mendeteksi penipuan di dalam organisasi. Tim akan melakukan
pengujian kontrol internal dan menganalisis data untuk mengidentifikasi
kemungkinan kecurangan atau penipuan. Dengan demikian, organisasi dapat mengambil
tindakan untuk mencegah dan mendeteksi penipuan.
c. Meningkatkan Kepatuhan
Terhadap Peraturan dan Kebijakan
Audit internal dapat membantu
organisasi untuk memastikan bahwa operasinya telah sesuai dengan peraturan dan
kebijakan yang berlaku. Dalam melakukan audit internal, auditor akan melakukan
pemeriksaan kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku untuk
memastikan bahwa organisasi memenuhi segala kewajibannya.
Dengan demikian, organisasi dapat
memastikan bahwa operasinya sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang ada,
sehingga dapat meminimalkan resiko pelanggaran dan membangun citra yang baik di
mata publik.
Tantangan Dalam Audit Internal
Audit internal memiliki beberapa
tantangan yang perlu diperhatikan antara lain :
Kesulitan Dalam Mengidentifikasi
Resiko
Mengidentifikasi resiko adalah
salah satu aspek penting dalam audit internal, namun hal ini seringkali menjadi
tantangan yang dihadapi. Beberapa resiko mungkin tidak tampak dengan jelas dan
membutuhkan analisis yang lebih mendalam untuk dapat mengidentifikasi dengan
benar. Selain itu, faktor subyektivitas dan perbedaan pandangan terkait resiko
juga dapat mempengaruhi proses identifikasi resiko.
Keterbatasan Sumber Daya
Sumber daya yang terbatas seperti
waktu, tenaga dan anggaran seringkali menjadi tantangan dalam menjalankan audit
internal. Tim perlu menyelesaikan tugas audit dalam waktu yang ditentukan dan
dengan menggunakan sumber daya yang tersedia. Hal ini dapat membatasi cakupan
audit dan mengumpulkan informasi secara menyeluruh.
Masalah Terkait Kepatuhan
Terhadap Peraturan dan Kebijakan
Organisasi seringkali memiliki
banyak kebijakan dan prosedur yang harus dipatuhi, namun hal ini dapat menjadi
sulit untuk dipantau dan dikelola secara efektif. Selain itu, peraturan dan
kebijakan dapat berubah-ubah dari waktu ke waktu, sehingga tim auditor perlu
memastikan bahwa audit dilakukan dengan memperhatikan peraturan dan kebijakan
yang berlaku saat ini.
Secara keseluruhan, audit
internal memainkan peranan penting dalam membantu organisasi memastikan bahwa
sistem pengendalian internal berjalan dengan baik dan memenuhi standar yang
telah ditetapkan. Namun, tantangan yang dihadapi tim bisa menjadi hambatan
serius untuk menyelesaikan proses audit.
HASIL KEGIATAN :
Latar Belakang
Laboratorium Balai Proteksi
Tanaman Perkebunan (BPTP) Pontianak sebagai Laboratorium yang terakreditasi
oleh KAN secara periodik minimal satu tahun sekali dan sesuai dengan jadwal
prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya, menyelenggarakan audit internal
untuk memverifikasi kegiatannya berlanjut sesuai dengan persyaratan sistem
manajemen dan pedoman SNI ISO/IEC 17025:2017, diterapkan dan dipelihara secara
efektif. Manajemen laboratorium merencanakan, menetapkan, melaksanakan dan
memelihara program audit internal dan dilaksanakan dengan mempertimbangkan
pentingnya kegiatan laboratorium, perubahan yang mempengaruhi laboratorium dan
hasil audit sebelumnya.
Tujuan Audit Internal
Laboratorium BPTP Pontianak adalah untuk :
- Memastikan efektivitas penerapan sistem mutu
- Memastikan pemahaman setiap personel terhadap sistem mutu
- Memeriksa tingkat kepatuhan pelaksanaan terhadap prosedur yang telah ditetapkan
- Memeriksa kelengkapan rekaman hasil pelaksanaan kegiatan
Langkah-Langkah Sebelum
Pelaksanaan Audit Internal
Langkah-langkah yang dilakukan
sebelum pelaksanaan audit internal adalah sebagai berikut
- Manajer Mutu menyusun program audit internal untuk periode 12 bulan, minimal satu kali dalam setahun
- Perencanaan waktu ditetapkan tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan pentingnya/urgensi pelaksanaan audit
- Manajer Mutu mengusulkan tim auditor internal dengan mempertimbangkan beberapa kriteria yaitu sudah mengikuti pelatihan audit internal dan memiliki kompetensi terkait laboratorium
- Manajer Mutu menyiapkan surat penunjukan auditor serta pemberitahuan kegiatan audit internal dengan persetujuan manajer puncak
- Manajer Mutu membuat jadwal kegiatan Audit Internal
- Manajer Mutu menyampaikan surat tugas dan jadwal pelaksanaan audit internal kepada seluruh personel laboratorium
- Ruang lingkup audit internal mencakup peninjauan terhadap efektivitas penerapan sistem mutu, pemahaman setiap personel terhadap sistem mutu, kesesuaian pelaksanaan proses terhadap prosedut yang telah ditetapkan dan kelengkapan rekaman hasil pelaksanaan kegiatan laboratorium sesuai panduan sistem mutu serta review terhadap hasil audit sebelumnya
- Auditor membuat daftar periksa dan dituangkan dalam daftar periksa audit
- Temuan auditor diklasifikasikan sebagai kesesuaian dan ketidaksesuaian. Untuk setiap temuan ketidaksesuaian maka akan dikategorikan ke dalam 3 kategori yaitu
Kategori 1 : Ketidaksesuaian mayor yaitu ketidaksesuaian yang berdampak serius terhadap hasil pengujian atau efektivitas sistem mutu
Kategori 2 : ketidak sesuai minor yaitu ketidaksesuaian yang tidak berdampak serius terhadap hasil pengujian atau efektivitas sistem mutu, atau terjadinya human error
Kategori 3 : observasi yaitu temuan yang tidak melanggar dokumentasi sistem mutu, temuan yang tidak dapat dimasukkan ke dalam kategori ketidaksesuain atau saran dari auditor untuk peningkatan
- Hasil temuan auditor direkam dalam daftar temuan ketidaksesuaian dan disahkan oleh manajer puncak
- Auditi melaksanakan perbaikan dalam waktu yang telah ditentukan (maksimal 30 hari kerja) dan auditor memverifikasi tindakan perbaikan tersebut
- Auditor melaporkan hasil audit kepada manajer puncak
Pelaksanaan Audit Internal
Audit Internal Laboratorium BPTP
Pontianak Tahun Anggaran 2024 dilaksanakan selama 2 hari pada tanggal 30
September – 1 Oktober 2024 oleh 1 orang Auditor Internal yaitu Kepala Brigade
Proteksi Tanaman BPTP Pontianak sebagaimana tercantum dalam surat tugas
pelaksanaan audit internal.
Pelaksanaan Audit Internal
disusun dalam beberapa tahapan yaitu :
· Pembukaan
· Pelaksanaan Audit Internal
· Pembacaan Hasil Audit Internal
· Penutupan
Pembukaan
Pembukaan audit internal
dilaksanakan pada tanggal 30 September 2024 dengan dibuka oleh Kepala Tata
Usaha BPTP Pontianak dengan dihadiri oleh Kepala TU mewakili Kepala BPTP
Pontianak, KTK jaringan Laboratorium, Personel Laboratorium dan Auditor.
Gambar : Pembukaan Kegiatan Audit
Internal
Pelaksanaan audit internal dibagi
menjadi 2 tahap yaitu audit klausul Manajemen dan audit klausul teknis. Audit
klausul manajemen dilaksanakan pada hari pertama yaitu pada tanggal 30
September 2024 dengan dihadiri oleh Manajer Mutu, Manajer Administrasi dan
Manajer Teknis serta Deputi dan personel laboratorium yang terkait.
Gambar : Pelaksanaan Audit
Internal Klausul Manajemen
Pada hari kedua tanggal 1 Oktober
2024 dilaksanakan audit internal pada klausul teknis dengan dihadiri terutama
oleh Manajer Teknis dan Personel Laboratorium.
Gambar : Pelaksanaan Audit
Internal Klausul Teknis
Selesai pelaksanaan audit klausul
teknis, kemudian auditor menyusun resume ringkas hasil temuan dan disampaikan
pada saat penutupan yang dilaksanakan pada sore harinya oleh Ketua Tata Usaha.
Gambar : Pelaksanaan Penutupan Audit
Internal
Setelah selesai penutupan Audit
Internal kemudian Auditor menyusun hasil temuan selama audit dan menuangkan
pada form 8.8.1.5. Yaitu daftar Temuan ketidaksesuaian dan menyampaikannya ke
personel laboratorium pada tanggal 3 Oktober 2024
Gambar : Pelaksanaan Penyampaian
Hasil Temuan Audit Internal
Tidak ada komentar:
Posting Komentar